新型コロナウイルス感染症（COVID-19）が猛威をふるい、全国で外出の自粛要請が発表されています。
感染予防のため、テレワークを導入する企業も日々増加しています。
弊社も3月末より、可能な限りテレワークを行う方針となっています。
しかし、いきなりテレワークといっても、多くの企業様（特に中小企業様）にはそのノウハウも無く、導入が難しいのではないでしょうか。
本記事では、テレワーク導入にお悩みの皆様が、無事にコロナ災害を乗り越える助けとなればと思い、インフォポートが今までに蓄積したテレワークのノウハウをまとめて公開いたします。ぜひご活用ください。
また、弊社でテレワークを実施するにあたり、 弊社へのお電話がつながりにくくなっております。また、テレワークを行う方針に則り、お客様への訪問およびお客様にご来訪いただくことを控えさせていただいております。
恐れ入りますがお客様との会議、打ち合わせ等は原則としてWeb会議にて実施しております。何卒よろしくお願いいたします。
では以下に、私たちが取り組んでいるテレワークの環境整備をする上で発見した、みなさまの会社ですぐに実践できる情報を大きく4つに分けてご紹介いたします。
1. コミュニケーション編
1-1. コミュニケーション不足対策
コミュニケーション不足を解決する方法として、メッセージサービスに雑談チャンネルを用意し、業務と関係ないことでも書き込めるようにするという工夫をしています。
社員ごとに雑談チャンネルを個別に作り、気になったニュース、仕事のためにした調査でわかったこと、身の回りで起きたできごとなどを書き込めるようにしています。
また、Zoomをつなげて社内の様子を中継し、テレワーカーが疎外感を感じないような工夫も行っています。
1-2. 臨場感を出す
リモート側に臨場感を与えるため、朝礼・昼礼の様子を Zoom で中継する、手柄を立てた人がいたらメッセージサービスで報告するなどです。
業務連絡だけではなく、良かったできごとも困ったできごとも事務所とリモートで共有し、全員が「同じチームで仲間として働いている」という臨場感を持てるようにすることが大切です。
2. 打合せ編
2-1. 打合せ予定の注意
私たちがテレワーカーと打合せするときはWeb会議を利用しております。
多くの場合、Web会議をするときは事前に開始時刻を決め、テレワーカーがWeb会議の呼び出しがかかるのを待っているのですが、事務所側の都合で予定とは異なる時刻に呼び出すことも起きてしまいます。
こんなときには事前にメッセージサービスなどを使い、時刻が前後することを伝えることでテレワーカーのストレスを軽減することができます。
2-2. Web会議心得
テレワークではWeb会議では欠かせません。さらに新型コロナウイルス感染症の予防のため、お客様との打ち合わせもWeb会議にせざるを得ない局面も考えられます。ここで円滑にWeb会議を行う方法を復習しておきましょう。
- 音声や動画が途切れるような弱いネット環境からの参加は、ほかの参加者の迷惑になるので避けましょう。
- アカウントの取得、マイク、スピーカー、Web会議ソフトなどの環境設定は、参加前に十分に整えておきましょう。
- Web会議にトラブルがあったときのために、MessengerやLINEなど別の連絡方法をあらかじめ決めておきましょう。
- 課題をリアルタイムに編集可能なツールで共有しましょう。Office Online、OneNote、Google Docsなどが良いでしょう。
- 参加者は、直接会うときよりも発言者の感想、意見、アイディアに対して大げさにリアクションをしましょう。画面越しではリアクションは半分しか伝わりません。
- しばらく話さないときや周囲に騒音があって発言していないときは、自分のマイクをミュートにしましょう。
- 発言するときは、相手がミュート状態から復帰する時間を考慮して、少し余裕を持って待ちましょう。
- やむを得ないとき以外は、ビデオをONにしましょう。あいづち、表情は Web会議において非常に重要です。
- 退席をする場合は断ってからビデオをOFFにしましょう。通信トラブルでないことを伝えましょう。
以上のことに注意して、充実したWeb会議をお過ごしくださいませ。
3. 事務編
3-1. ファイル共有
私たちは、主にマイクロソフト社のSharePoint（シェアポイント）というサービスを利用してファイルの共有をしております。
テレワークに限らず、社内のパソコンやスマホからファイルの共有をすることは多いですが、事務所の外からも安全にファイルを共有できるSharePointを活用して、事務所の仲間と同じファイルを見て仕事をすることができています。
テレワークでは印刷物の回覧が難しいので、ファイル共有サービスの利用は必須です。
一方で、社外秘の情報を安全に取り扱うためには、信頼できる運営会社のファイル共有サービスを選ぶことも大切です。
また私たちはセキュリティ強化のためOffice 365の「Enterprise Mobility + Security」も導入しております。スマホからのデータの流出や、不正アクセスの検知、ファイルの読み取り許可の設定などを行い、不正アクセスや情報漏洩への対策をより強化しております。
4. はたらき方編
4-1. 集中
テレワーク、特に在宅勤務では事務所と違ってリラックスし過ぎてしまい、集中力が続かなくなることがあります。
私たちは集中力の低下を防ぐために、服装をカジュアルにし過ぎないことを実践しています。
私たちは私服での勤務が許可されていますが、在宅勤務でWeb会議もないとなると、ゆったりとした服を選びがちです。ですがそこであえてビジネスカジュアルや制服を着用することで少しだけ緊張感を生み、集中力につなげようという試みです。
これはあくまで服装を選ぶ裁量がある職場に限られますが、在宅勤務では服装規定がない可能性もありますので、集中できないと感じられる方は試してみてはいかがでしょうか。
4-2. 出社日にやるべきこと
テレワークをしていても、出社しなければ解決しないこともあります。
出社したとき、事務所でやるべきことを2つご紹介します。
1つ目は郵便物の受け取りです。急ぎのものであれば事務所から郵送してもらう手もありますが、普段は預かってもらっておき、出社したタイミングで受け取りましょう。
2つ目は社内の共益的活動への参加です。これはみなさまの会社で行われている活動によって具体的なアクションが変わってきます。掃除をしたり、整頓をしたり。私たちの場合は事務所のお菓子かごにお菓子を持ち込んだりしております。
テレワークは場を共有しづらいため、出社日はチャンスだと思って活用してみてください。いざというときに助け船が出やすくなることでしょう。
Chatwork、Teams、Zoom、SharePoint、Office 365の導入をご検討の際は、インフォポートへ御用命ください。
Chatwork公式サイト： https://go.chatwork.com/ja/
Zoom公式サイト：https://zoom.us/
Teams公式サイト：https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/microsoft-teams/group-chat-software
SharePoint公式サイト： https://products.office.com/ja-jp/sharepoint/collaboration
Microsoft 365公式サイト：https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365