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テレワークノウハウまとめ

新型コロナウィルス感染症(COVID-19)が猛威をふるい、全国で外出の自粛要請が発表されています。

安全確保のため、テレワークを導入する企業も日々増加しています。
弊社も3月末より、可能な限りテレワークを行う方針となっています。

しかし、いきなりテレワークといっても、多くの企業様(特に中小企業様)にはそのノウハウも無く、導入が難しいのではないでしょうか。

インフォポートでは、コロナウィルス騒動より前からテレワークを推進しており、ノウハウを蓄積してまいりました。

このブログでは、皆様が無事にコロナ災害を乗り越える助けとなればと思い、今までに蓄積したノウハウをまとめて公開いたします。

ぜひご活用ください。

また、弊社でテレワークを実施するにあたり、 弊社へのお電話がつながりにくくなっております。また、テレワークを行う方針に則り、お客様への訪問およびお客様にご来訪いただくことを控えさせていただいており、お客様との会議、打ち合わせ等は原則としてオンラインミーティングにて実施いたします。何卒よろしくお願いいたします。

では以下に、私たちが取り組んでいるテレワークの環境整備をする上で発見した、みなさまの会社ですぐに実践できる情報を大きく4つに分けてご紹介いたします。

何のツールを使うか、どうやって接続するかという方法論はインターネット上にあふれていますので、 テレワークを行う上での心構えの部分に重きを置いています。

1. コミュニケーション編

1-1. 報連相(ホウレンソウ)

私たちは、主に Chatwork というメッセージサービスを利用し、文字と画像で報連相を行っております。
テレワークでは、事務所の仲間と私がお互いに悩んでいたり集中したりしている姿を見せられないため、意識的にメッセージを発信し、コミュニケーションの量を増やすことが大切だと感じております。

仕事のイロハである報連相ですが、テレワークでは状況を「察する」ことが非常に難しいので、みなさまの現場で取り入れやすいメッセージサービスを利用し、活用することが重要です。

1-2. コミュニケーション

リモートワーカーは、多くの場合孤独に仕事をしております。
隣の席で楽しそうなできごとも起きませんし、お客様をお迎えすることもほとんどありません。
事務所と電話やメッセージなどでやり取りをすることもありますが、就業時間の大半を一人で過ごしております。

解決する方法として、メッセージサービスに雑談チャンネルを用意し、業務と関係ないことでも書き込めるようにするという工夫をしています。
昨日見たニュース、自分の仕事のためにした調査でわかったこと、事務所で起きたできごとなどを書き込めるように運用します。

リモートワーカーは雑談をとおして仲間としての「絆」の強まりを感じます。リモートワーカーは雑談をもとめているものです。

1-3. コミュニケーションのカベ

仕事をするうえで、指示をしないということはまずないと思われます。
リモートワーカーへの指示やリモートワーカーからの報告の手段は電話を利用するケースもありますが、主にメッセージサービスになります。
となると、どうしても文字によるコミュニケーションが中心になります。

ところが短くても文章を書くとなると、口頭にくらべて手間がかかる・めんどうくさいと感じる方もおられます。
実はここにコミュニケーションのカベがあり、事務所内とリモートでの情報量に差が出る大きな要因となっております。
この問題を克服するためには、事務所内で起きたことをリモート側に伝えることと、リモート側で起きたことを事務所側に伝えることが必要になります。

「2.コミュニケーション」で紹介した雑談チャンネルは、この問題克服のための布石でもあるわけです。

1-4. 臨場感を出す

「3.コミュニケーションのカベ」では、事務所内と各リモート側でコミュニケーション量に差が出るというお話でした。
また、「2.コミュニケーション」ではリモートワーカーとの絆を深めるためには雑談が効果的ではないか、と提案いたしました。

次は仕事以外の内容もメッセージサービスで見える化して、リモート側に臨場感を出しましょう。
朝礼・昼礼の様子をスマホで撮ってメッセージサービスに投稿する、手柄を立てた人がいたら雑談チャンネルで報告するなどです。
業務連絡だけではなく、良かったできごとも困ったできごとも事務所とリモートで共有し、全員が「同じチームで仲間として働いているんだ」という臨場感を持てるようにすることが大切です。

そのために、会社のできごとやチームのできごと、個人のつぶやきなどもメッセージサービスに投稿し、状況や気持ちを共有することも大事ではないのか? と考えております。

2. 打合せ編

2-1. 打合せ

私たちが利用している Chatwork というメッセージサービスには、ビデオ通話機能があります。
私たちが事務所とリモートとの打合せを行うとき、このビデオ通話機能を使っております。Chatwork には

  1. 文字のやり取り
  2. ファイルのやり取り
  3. 音声のみのやり取り
  4. ビデオ通話でのやり取り
  5. パソコン画面の共有

ができるので、テレワークでも顔を合わせながら打合せをすることができております。
1 対 1 のときはもちろん、性能の良いマイクをパソコンに繋ぐことで、全社会議にもリモートで参加しております。

2-2. 打合せ予定の注意

私たちがリモートワーカーと打合せするとき、Chatwork のビデオ通話機能を利用しております。
多くの場合、ビデオ通話をするときは事前に開始時間を決め、リモートワーカーがビデオ通話の呼び出しがかかるのを待っているのですが、事務所側の都合で予定より早く呼び出したり、遅れて呼び出したりすることも起きてしまいます。

こんなときには事前にメッセージサービスなどを使い、時間が前後することを伝えることでリモートワーカーのストレスを軽減することができます。
やはりキーワードは「お互いの様子がわからない」ということです。いつ来るかわからない拘束時間を待つの辛いものなのです。

2-3. Web会議心得

テレワークでは Web 会議では欠かせません。さらに新型コロナウイルス感染症の予防のため、お客様との打ち合わせも Web 会議にせざるを得ない局面も考えられます。今のうちに予習をしておきましょう。

  1. 音声や動画が途切れるような弱いネット環境からの参加は、ほかの参加者の迷惑になるので避けましょう。
  2. アカウントの取得、マイク、スピーカー、Web 会議ソフト等の環境設定は、参加前に十分に整えておきましょう。
  3. Web 会議にトラブルがあったときのために、Chatwork 等別の連絡方法をあらかじめ決めておきましょう。
  4. 事前に会議の背景、目的、アジェンダを明確にして参加者に共有しておきましょう。
  5. 課題をリアルタイムに編集可能なツールで共有しましょう。Chatwork、Trello、Google ドキュメントなどが良いでしょう。
  6. 会議に入る前にアイディア、意見、関連情報なども併せて共有すると、より有意義な会議にできるでしょう。
  7. お互いが信頼できる相手同士であることを示すために自己紹介をしましょう。アイスブレイク(前置き)として、主催者との関係や参加の動機などを話しましょう。
  8. ファシリテーターが自由かつ積極的に発言しても OK な場であることを宣言しましょう。
  9. 参加者は、直接会うときよりも発言者の感想、意見、アイディアに対して大げさにリアクションをしましょう。画面越しではリアクションは半分しか伝わらないと考えましょう。
  10. しばらく話さないときや周囲に騒音があって発言していないときは、自分のマイクをミュートにしましょう。
  11. 発言するときは、相手がミュート状態から復帰する時間を考慮して、少し余裕を持って待ちましょう。
  12. やむを得ないとき以外は、ビデオを ON にしましょう。あいづち、表情は Web 会議において非常に重要です。
  13. 退席をする場合は断ってからビデオを OFF にしましょう。通信トラブルでないことを伝えましょう。

以上のことに注意して、充実した Web 会議をお過ごしくださいませ。

3. 事務編

3-1. ファイルを共有

私たちは、主にマイクロソフト社の SharePoint(シェアポイント)というサービスを利用してファイルの共有をしております。
ちかごろはテレワークに限らず、社内のパソコンやスマホからファイルの共有をすることは多いですが、事務所の外からも安全にファイルを共有できる SharePoint を活用して、事務所の仲間と同じファイルを見て仕事をすることができています。

テレワークでは印刷物の回覧が難しいので、ファイル共有サービスの利用は必須です。
一方で、社外秘の情報を安全に取り扱うためには、信頼できる運営会社のファイル共有サービスを選ぶことも大切です。

4. はたらき方編

4-1. 集中

テレワーク、特に在宅ワークでは事務所と違い、テレビがあったり、スマホを見る姿を同僚に見られなかったりと誘惑が多いものです。
その対策として私が実践していることをご紹介しましょう。

それは「就業時間中に仕事以外のことをした時間をメモする」というものです。
仕事をしていると、大雑把にでもどの作業にどの程度の時間をかけたかを把握されていると思われますが、意外と雑談やコーヒーを入れたりする時間はカウントしていないものです。
そこで、仕事以外のことをした時間をメモすることによって「自分がどの程度気が散っていたか」を振り返ることができるようにする試みです。
もちろん一息入れるのが許される規則の上でなければいけませんが、

休憩や気分転換をメモする
→振り返ることができるようになる
→多すぎれば気になる
→「今、自分の気が散っている」ことに意識が向くようになる

という流れで集中状態に軌道修正することができると考えております。

4-2. 出社日にやるべきこと

テレワークをしていても、出社しなければ解決しないこともあります。
出社したとき、事務所でやるべきことを3つご紹介します。

1 つ目は郵便物の受け取りです。急ぎのものであれば事務所から郵送してもらう手もありますが、普段は預かってもらっておき、出社したタイミングで受け取りましょう。
2 つ目は笑顔で挨拶です。ビデオ通話では主に 1 対 1 になってしまいます。出社したときは、できるだけ多くの人に笑顔で挨拶をしましょう! 絆が深まり、助け合いの土台となります。
3 つ目は社内の共益的活動への参加です。これはみなさまの会社で行われている活動によって具体的なアクションが変わってきます。掃除をしたり、整頓をしたり。私たちの場合は事務所のお菓子かごにお菓子を持ち込んだりしております。

テレワークは場を共有できないため、出社日はチャンスだと思って活用してみてください。いざというときに助け船が出やすくなることでしょう。

Chatwork、 SharePoint の導入をご検討の際は、インフォポートへ御用命ください。
Chatwork公式サイト: https://go.chatwork.com/ja/
SharePoint公式サイト: https://products.office.com/ja-jp/sharepoint/collaboration

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